Der Fragebogen ist das Herzstück einer Mitarbeiterbefragung. Seine Länge, optische Gestaltung und Nutzerfreundlichkeit sind wesentliche Aspekte, die zum Erfolg einer Umfrage beitragen. Aus diesem Grund möchten wir diese Themen hier näher beleuchten.
Zwar darf gerade bei Online-Mitarbeiterbefragungen der zum Einsatz kommende Fragebogen etwas länger sein als beispielsweise im Rahmen einer Kundenbefragung. Jedoch sollte auch hier nicht der Grundsatz gelten: „Viel hilft viel.“ Es muss nicht immer alles auf einmal erfragt werden, denn gerade die Online-Methode erlaubt es, bestimmte Randthemen auch einmal „unterjährig“ im Rahmen einer kleineren Befragung nachzuschieben.
Mitarbeiterbefragung Fragebogen: Länge
Sie sollten sich bei der Online-Befragung Ihrer Mitarbeitenden nicht dazu verleiten lassen, zu viele Themen mit dem Fragebogen abdecken zu wollen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf eine klare Zielsetzung und behandeln Sie andere wichtige Themen lieber in weiteren Befragungen. Das Ausfüllen des Fragebogens der Mitarbeiterbefragung sollte nicht wesentlich mehr als 15 Minuten in Anspruch nehmen. Ein Teilnehmender einer Online-Mitarbeiterbefragung schafft erfahrungsgemäß pro Minute je nach Fragestellung etwa 2-3 Fragen. Daraus ergibt sich eine typische Fragebogenlänge von 20-50 Fragen.
Die Konzentration auf die zentralen Themen im Fragebogen der Mitarbeiterbefragung ist nicht zuletzt auch eine Höflichkeit gegenüber den Mitarbeitenden. In gewisser Weise sollte man sich auch die Frage stellen, welche Aspekte den Angestellten selbst wichtig sein könnten: Was möchten diese im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung wohl vermitteln? Welche Dinge möchten sie endlich einmal loswerden? Eine Mitarbeiterbefragung darf von der Belegschaft allerdings nicht als eine Art Wunschzettel angesehen werden; es darf durchaus klar kommuniziert werden, dass der Informationsbedarf grundsätzlich vom Management definiert wird. Nur ist darauf zu achten, dass nicht der Anschein entsteht, man wolle die „wirklich heißen“ Themen ganz einfach nicht ansprechen und somit stillschweigend „unter den Teppich kehren“.
Die richtige Fragenanzahl
Der Umfang erfolgreicher Mitarbeiterbefragungen beträgt in aller Regel ca. 20 bis 50 Einzelfragen. Vielfach werden die einzelnen Themen in Form sogenannter Statement-Batterien mit „Stimme zu/Stimme nicht zu“-Likert-Skala abgehandelt. In diesem Zusammenhang zählt jedes einzelne Statement dann auch als einzelne Frage, da jeweils ein separater Entscheidungsprozess notwendig ist.
Faktoren der Teilnahmemotivation
Bezüglich der Fragebogenlänge ist noch festzustellen, dass von den Auftraggebern häufig befürchtet wird, ein zu langer Mitarbeiterbefragungs-Fragebogen würde von der Belegschaft gar nicht ausgefüllt. Diese Annahme deckt sich allerdings nicht mit den Erfahrungswerten. Es gibt zahlreiche Mitarbeiterbefragungen mit langem Fragebogen und hohem Rücklauf und andererseits auch solche mit kurzem Fragebogen, aber geringem Rücklauf. Kurz gesagt: Die Fragebogenlänge übt unserer Erfahrung nach nur einen geringen Einfluss auf die Teilnahmemotivation aus. Viel wichtiger ist die Vermittlung der Sinnhaftigkeit der Teilnahme an der Befragung. Nur wenn es gelingt, die Mitarbeitenden davon zu überzeugen, dass die Beteiligung auch einen Effekt erzielen kann bzw. die Ergebnisse ernst genommen werden, ist mit einer guten Motivationslage sowie hohen Rücklaufquoten zu rechnen.
Weitere Faktoren, welche die Teilnahmemotivation beeinflussen können und bei der Fragebogengestaltung für Ihre Mitarbeiterbefragung unbedingt beachtet werden sollten, sind beispielsweise das Fragebogendesign und die Nutzerfreundlichkeit.
Mitarbeiterbefragung Fragebogen: Design
Die optische Gestaltung des Online-Fragebogens richtet sich nach dem Zweck der Befragung. Bedeutsam ist, dass der Fragebogen zur vollständigen Teilnahme motiviert. Verwenden Sie daher ein harmonisches, gut lesbares Layout und vermeiden Sie zu grelle Farben. Gleichzeitig sollte der Teilnehmende Freude bei der Bearbeitung haben. Ein interessantes und cleveres Design ist dabei das A und O. Zuviel lenkt allerdings vom eigentlichen Kern der Umfrage ab. Finden Sie also ein gutes Mittelmaß.
Für das Design gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Entweder Sie nutzen das Corporate Design Ihres Dienstleisters oder das Ihres Unternehmens. Die gewählte Variante richtet sich danach, welche Kommunikationsstrategie Sie insgesamt für Ihre Mitarbeiterbefragung wählen. Die Rogator AG besitzt Erfahrungswerte aus unzähligen Projekten und berät Sie hierzu gerne. Die Anpassung des Fragebogendesigns ist mit unserer Befragungssoftware G3plus in jedem Fall ein Kinderspiel.
Mitarbeiterbefragung Fragebogen: Nutzerfreundlichkeit
Damit die Probanden die Befragung nicht vorzeitig abbrechen, ist es wichtig, dass der Fragebogen leicht bedienbar und nutzerfreundlich gestaltet ist. Die Online-Befragung sollte auch von weniger technisch-versierten Menschen leicht ausgefüllt werden können. Achten Sie auf kurze Ladezeiten und vermeiden Sie Fehler in der Darstellung. Stellen Sie eine Fortschrittsanzeige zur Verfügung, so vermeiden Sie nachweislich Frustrationsabbrüche, die sonst oftmals gegen Ende des Fragebogens stattfinden. Dies betrifft insbesondere lange Fragebögen. Ein weiteres Merkmal eines nutzerfreundlichen Online-Fragebogens ist, dass die Teilnehmenden die Befragung unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen können. So muss ein Mitarbeitender bei einer Unterbrechung nicht komplett von vorne anfangen.
Fazit: Der Fragebogen ist das Herzstück Ihrer Mitarbeiterbefragung
Jede Mitarbeiterbefragung steht und fällt mit dem Fragebogen. Es ist nicht nur wichtig, einen methodisch sauberen Fragebogen zu erstellen und die richtigen Fragen auszusuchen: Auch das Fragebogendesign, die Nutzerfreundlichkeit und die Länge des Fragebogens sind entscheidend für hohe Rücklaufquoten.
Als Faustregel für einen Fragebogen zur Mitarbeiterbefragung gilt: Rund 50 Fragen liefern belastbare Antworten, während die Motivation, die Umfrage bis zum Ende auszufüllen, hochgehalten wird. Voraussetzung dafür ist aber eine transparente Kommunikation, die allen Teilnehmenden die Sinnhaftigkeit der Befragung überzeugend darlegt.
Referenzprojekt zum Nachlesen
Erfahren Sie mehr zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung mit Rogator in unserer Case Study „Mitarbeiterbefragung zur Standortverlagerung eines Industriekonzerns“.
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Verfasst von Jasmin Zitzmann
Jasmin Zitzmann ist eine erfahrene Marktforscherin bei der Rogator AG. Ihre langjährige Expertise in der Marktforschung, speziell im Bereich Employee Feedback, bereichert unsere Blogbeiträge durch praxisnahe Einblicke und fundiertes Fachwissen aus erster Hand.
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