Bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung ist die Gewährleistung von Datenschutz und Anonymität der Teilnehmenden einer der wichtigsten Aspekte überhaupt. Denn nur in einem vertrauensvollen Klima und mit den richtigen technisch-organisatorischen Maßnahmen, geben die Teilnehmenden auch auf kritische Fragen ehrliche Antworten, die sinnvoll ausgewertet und interpretiert werden können. Nur auf diese Weise sind wirklich sinnvolle und belastbare Folgemaßnahmen aus den Ergebnissen ableitbar.
Mitarbeiterbefragung und Datenschutz: Eine Frage des Vertrauens
Mitarbeiterbefragungen werden häufig als Online-Befragungen umgesetzt, die einen hohen technischen Anteil an Software und Datenübertragung mit sich bringen. Aus diesem Grund dürfte ein Teilnehmender an einer solchen Mitarbeiterbefragung in der Regel kaum dazu in der Lage sein, das Ausmaß von Datenschutz und Anonymität seiner Teilnahme wirklich objektiv einzuschätzen. Denn er kann die vermittelten Informationen keiner wirklichen Prüfung unterziehen, er muss sie mehr oder weniger einfach glauben.
Dementsprechend ist es höchst relevant, den Teilnehmenden auch eine hohe subjektive Sicherheit gegenüber einem möglichen Datenmissbrauch zu vermitteln. In dieser Hinsicht sind sämtliche Kommunikationselemente von Bedeutung, da die Teilnehmenden für ihre ganz persönliche Einschätzung der Vertrauenswürdigkeit alle Informationen berücksichtigen, die auf sie einströmen.
Mitarbeiterbefragung und Datenschutz: Transparenz, Aufklärung und offene Kommunikation
Neben der tatsächlich in technisch-organisatorischer Hinsicht realisierten Anonymität geht es also vor allem um die wahrgenommene Anonymität der Teilnehmenden. Transparenz und Aufklärung sind daher entscheidend, um der Belegschaft das Gefühl zu geben, dass keine wichtigen Informationen zurückgehalten werden und ihre Daten geschützt sind. Um dies glaubwürdig zu vermitteln, sollte auf sorgfältige Gestaltung und klare Erläuterungen in den Kommunikationselementen, wie Vorankündigung, Einladung und Reminder geachtet werden. Durch eine transparente Kommunikation kann die Authentizität in Bezug auf die Wahrung des Datenschutzes bei der Mitarbeiterbefragung gewährleistet werden. Verständliche und überzeugende Erläuterungen sind also essenziell, ebenso wie begleitende Kommunikationsmaßnahmen, um den Erfolg der Befragung zu garantieren.
Die Seriosität der Mitarbeiterbefragung und die Einhaltung des Datenschutzes werden also durch angemessene Kommunikationsmaßnahmen bereits im Vorfeld entscheidend vermittelt. Es geht hierbei nicht um maximale Aufmerksamkeit, sondern um einen cleveren Mix, der sicherstellt, dass alle Mitarbeitenden Zugang zu den Informationen haben und aktiv auf die Befragung aufmerksam gemacht werden. Rundmails, Intranet, Mitarbeiterzeitschrift, Flyer, Plakate, Betriebsrat, Betriebsversammlung und Führungskräfte-Promotion bieten dafür geeignete Möglichkeiten. Das Ziel ist, die meisten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit durchschnittlichem Informations-Suchverhalten zu erreichen.
Mitarbeiterbefragung und Datenschutz: Beauftragen eines professionellen Dienstleisters als Treuehändler
Für eine sichere Mitarbeiterbefragung und glaubwürdige Vermittlung von Datenschutz ist es ratsam, einen professionellen Dienstleister als Treuhänder zu beauftragen, besonders bei nicht trivialen Projekten. Der Dienstleister sollte mit Blick auf den Datenschutz gut aufgestellt sein und Projekterfahrung und Referenzen vorweisen können, idealerweise in derselben Branche. Die Ankündigung des Projekts kann dies betonen, und der Dienstleister agiert als „Treuhänder der Anonymität“, der vertraglich die Anonymität und Pseudonymisierung garantiert.
Mitarbeiterbefragung und Datenschutz: Technische Datenschutzmaßnahmen
Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen erfordert effektive technische Maßnahmen. Modernste Verschlüsselungstechnologien und sichere Datenübertragungssysteme gewährleisten Vertraulichkeit und Schutz der Mitarbeiterdaten. Die transparente Darlegung dieser technischen Schutzvorkehrungen ist entscheidend, um das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Sicherheit ihrer persönlichen Informationen zu stärken. Folgende Maßnahmen tragen zum Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen bei.
1. Sichere Infrastruktur
Wichtig ist, den Teilnehmenden zu klären, wo und wer auf die erhobenen Daten zugreifen kann. Die Nutzung eines internen Servers für die Befragung kann Misstrauen in der Belegschaft wecken. Um dem entgegenzuwirken, ist die Beauftragung eines externen Dienstleisters für die Datenerhebung und Speicherung meist sinnvoll. Schriftlich sollte vereinbart werden, dass dem Auftraggeber kein direkter Zugriff auf die Datenerhebung gewährt wird und ihm keine Rohdaten geliefert werden, damit der Datenschutz auf Einzelfallebene gewährleistet ist.
2. Sicherung der Umfrageserver gegen unerwünschte oder kriminelle Zugriffe
Umfrageserver müssen nicht nur erwünschte Zugriffe regeln, sondern auch vor unerwünschten, kriminellen Zugriffen geschützt sein. Bei der Auswahl eines Dienstleisters für Online-Befragungen ist es entscheidend, auf ein erhöhtes Sicherheitsniveau zu bestehen. Dies umfasst eine aktuelle Sicherheitsarchitektur, regelmäßige Sicherheitschecks, Sicherheitsupdates und Backup-Verfahren, auch wenn dies zusätzliche Kosten verursacht. Dieser Aspekt unterscheidet oft zwischen einem günstigen und einem wirklich professionellen Anbieter solcher Dienstleistungen.
3. Verwendung eines Zufallselements
Um Datenschutzbedenken zu begegnen, kann bei Mitarbeiterbefragungen ein Zufallselement eingeführt werden, z.B. durch die zufällige Verteilung vorbereiteter Fragebögen für jede Abteilung. Bei Online-Befragungen könnten Einladungen und Teilnahmecodes ausgelost werden. Dies birgt jedoch organisatorischen Aufwand und ist bei größerem Umfang eher unübersichtlich. Die richtige Zuordnung der Fragebögen zur Abteilung muss gewährleistet sein, um fehlerhafte Ergebnisse zu vermeiden. Der Austausch von Fragebögen zwischen Abteilungen sollte zudem vermieden werden, um das Fehlerpotenzial zu minimieren.
4. Separate Übermittlung der Zugriffsdaten als weiterer Schutz
Die Lieferung von Auswertungen bei Online-Mitarbeiterbefragungen erfolgt oft online über gesicherte Austauschplattformen. Bei der Übermittlung der Zugangsinformationen per E-Mail besteht die Gefahr, dass hochrangige Führungskräfte, die ihre E-Mails nicht selbst lesen, vertrauliche Berichte einsehen können. Daher sollten Teile der Zugangsinformationen, insbesondere das Passwort, über andere sichere Wege wie Telefon oder als „Persönlich“ gekennzeichneter Brief übermittelt werden.
Transparenz und Verbindlichkeit sind entscheidend für die Bereitstellung von Auswertungen einer Online-Mitarbeiterbefragung. Vorab sollten klare Regelungen, auch mit dem Betriebsrat, festgelegt werden, um den Zugriff auf Gesamtauswertungen oder Bewertungen in bestimmten Organisationseinheiten zu regeln. Die Definition dieser Aspekte beeinflusst die Unterstützungsbereitschaft der Betroffenen, daher ist von Anfang an Transparenz erforderlich.
Mitarbeiterbefragung und Datenschutz: Vertrauen innerhalb der Unternehmensstrukturen aufbauen
Auch innerhalb des Unternehmens ist es von Bedeutung, vertrauensbildende Maßnahmen zu ergreifen, um Datenschutzbedenken im Zusammenhang mit Mitarbeiterbefragungen zu adressieren.
1. Vertrauenswürdige Instanz
Vertrauensbildende Maßnahmen für den Datenschutz in Mitarbeiterbefragungen umfassen die Einbindung einer vertrauenswürdigen Instanz wie den Datenschutzbeauftragten. Dieser prüft potenzielle Auftragnehmer und stellt sicher, dass eine rechtskonforme Auftragsverarbeitungsvereinbarung besteht. Die Arbeitnehmervertretung sollte die Seriosität des Dienstleisters frühzeitig überprüfen und die Ergebnisse transparent an die Belegschaft kommunizieren. Alle diese Schritte sollten angemessen in die Gesamtkommunikation integriert werden, um Vertrauen zu schaffen und den Datenschutz zu gewährleisten.
2. Einbindung der Führungskräfte
In der Ankündigungs- und Startphase einer Mitarbeiterbefragung ist die proaktive Unterstützung der Führungskräfte entscheidend. Ihr Engagement auf verschiedenen Ebenen beeinflusst den Erfolg der Befragung und trägt zur positiven Wahrnehmung der Anonymität und des Datenschutzes bei. Führungskräfte sollten glaubhaft vermitteln, dass es um das Feedback der Gruppe als Ganzes geht, nicht um Einzelaussagen. Das Mitarbeitergespräch als Gegenpol zur anonymen Befragung kann hierbei erwähnt werden. Diese Unterscheidung schafft zusätzliches Vertrauen, dass die Mitarbeiterbefragung nicht missbraucht wird.
3. Umgang mit Bedenkenträgern
Trotz Transparenz können Bedenkenträger auftreten, die nicht nur die Teilnahme verweigern, sondern auch ihr Antwortverhalten ändern, um nicht negativ aufzufallen. Dies wird problematisch, wenn sie andere beeinflussen und negative Auswirkungen auf das Projekt haben. Unternehmen müssen in solchen Fällen eingreifen, indem Führungskräfte ihre Teams dazu ermutigen, Bedenken intern offen zu kommunizieren. Die Überwachung der Stimmung und gezieltes Nachfragen sind entscheidend, abhängig vom generellen Klima im Unternehmen und dem Vertrauensverhältnis zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden.
Fazit: Eine Mitarbeiterbefragung braucht vor allem eines – offene und ehrliche Kommunikation
Datenschutz, Anonymität und Sicherheit sind entscheidend für erfolgreiche Mitarbeiterbefragungen. Transparenz und ein hohes Sicherheitsniveau sollten von Anfang bis Ende betont werden. Konsistente Kommunikation darüber, wie Daten gesammelt, übermittelt und verarbeitet werden, ist ein wichtiger Aspekt. Nur mit angemessener Aufmerksamkeit für das Thema „Mitarbeiterbefragung Datenschutz“ können Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Ein verantwortungsvoller Dienstleister wird auf die notwendigen Vorkehrungen hinweisen und zum Gesamterfolg des Projektes beitragen.
Referenzprojekt zum Nachlesen
Erfahren Sie mehr zu Anonymität bei Mitarbeiterfeedbacks in unserer Case Study „Anonymität bei Mitarbeiterfeedbacks“.
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Verfasst von Philipp Scholz
Philipp Scholz, Teamleiter Consulting bei der Rogator AG, ist ein erfahrener Marktforscher in den Bereichen Customer Feedback und Employee Feedback sowie entsprechender Softwarelösungen. Durch zahlreiche erfolgreich abgeschlossene Projekte und langjährige Erfahrung hat er sich ein tiefgehendes Fachwissen angeeignet, das er gerne weitergibt.
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