Anonyme Mitarbeiterbefragung und Auswertung
Anonymität bei Mitarbeiterbefragung als Grundvoraussetzung
Wie werden anonyme Mitarbeiterbefragungen und Auswertungen erstellt? Anonymität ist das A und O einer jeden Mitarbeiterbefragung und deren Auswertung – das ist allseits bekannt. Wer befürchtet, dass seine Angaben auf die eigene Person zurückgeführt werden können, wird nicht die volle Wahrheit sagen und die Ergebnisse sind automatisch verzerrt. Deshalb sind anonyme Umfragen von Mitarbeitenden besonders bei heiklen Themen ein Muss.
Insbesondere im Kontext von Mitarbeiterbefragungen, die durch Codes geschützt sind, erweist sich die Wahrung der Anonymität als Herausforderung. Denn bei codegeschützten Befragungen werden häufig E-Mail-Adressen für pseudonymisierte Einladungen verwendet, was jedoch Bedenken hinsichtlich der Anonymität personenbezogener Daten aufkommen lässt.
In der Unternehmensforschung taucht in einer codegeschützten Mitarbeiterbefragung früh die Frage nach persönlichen Daten auf, gerade wenn es um die individuelle Ansprache der gewünschten Teilnehmerinnen und Teilnehmer geht. Bei der Planung eines Umfrageprojekts sind Kontaktdaten wie die E-Mail-Adressen der gewünschten Teilnehmerinnen und Teilnehmer unerlässlich. Somit stellt sich hier die Frage, ob die Wahrung der Anonymität und der Datentransfer nicht ein Widerspruch in sich darstellen. Für die durchführende Institution ist es somit wichtig, trotz der Datenübermittlung die Anonymität der Teilnehmenden zu gewährleisten.
Anonymität und Datentransfer – ein Widerspruch?
Die Sicherung der Anonymität stellt bei codegeschützten, Mitarbeiterbefragungen eine tatsächliche Datenschutzherausforderung dar. Denn für den Zugang zu individuellen Umfrage-Links werden persönliche Daten der Teilnehmenden benötigt. Bei der Durchführung tauchen demnach zwei Hauptprobleme auf: die Pseudonymisierung und die Schlüsselliste.
Bei der Pseudonymisierung werden durch einen Zufallsalgorithmus Pseudonyme (Codes) generiert, die den Rückschluss auf die Person verhindern. Die Schlüsselliste verknüpft Pseudonyme (Codes) und Mitarbeiterdaten zur Identifizierung. Die Trennung von Schlüssel- und Pseudonymliste ermöglicht pseudonymisierte Befragungsdaten. Während die Schlüsselliste nur für die Einladungen genutzt wird, wird die Pseudonymliste (ohne Verknüpfung zu Mitarbeitendendaten) für die Auswertung verwendet.
Datenschutz bei anonymen Mitarbeiterbefragungen
Ein effektiver Datenschutz ist die wichtigste Stellschraube, um bei Mitarbeiterbefragungen ein maximales Maß an Anonymität und Datensicherheit zu gewährleisten. Dies wird durch vertragliche Garantien in Datenschutzvereinbarungen ermöglicht. In diesem Zusammenhang sollten folgende Aspekte genau festgelegt werden:
Wichtig: Daten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.
- Es dürfen ausschließlich aggregierte und anonyme Daten verarbeitet werden.
- Der Auftraggeber darf nicht auf die Rohdaten zugreifen.
- Einige Zeit nach Abschluss des Projektes werden die Schlüssellisten gelöscht.
Anonymität und Datenschutz bei der Mitarbeiterbefragung lassen sich auf einfache Weise durch Hinzuziehung eines externen Dienstleisters gewährleisten. Hierbei sollte es sich idealerweise um eine neutrale Institution handeln, die die Daten verwaltet und sich gängigen Datenschutzvereinbarungen verpflichtet. Eine solche externe Organisation greift auf folgende Aspekte zurück:
- Datentransfer mittels SSL-gesicherter Plattform
- Verwaltung der Rohdaten
- Pseudonymisierung der personenbezogenen Daten (für alle Auswertungsgruppen gilt eine Auswertungsschwelle von n>5, auch für die Kombination von Merkmalen, wodurch das Profiling personenbezogener Daten erschwert wird)
- Neutrale Umfrageserver ohne Manipulationsmöglichkeit durch den Auftraggeber
- Permanente Überwachung und Kontrolle (Monitoring) sämtlicher Umfrageprozesse
- Anfertigung und Versand der Berichte
Datenschutz und Anonymität: Die Schlüsselaspekte bei der Auswertung von Mitarbeiterbefragungen
Bei der Auswertung einer Mitarbeiterbefragung geht es darum, die betreffenden Personen vor Indiskretionen und Benachteiligungen und somit in ihrem Persönlichkeitsrecht zu schützen. Datensicherheit und Anonymität gehen auch bei der Auswertung mit dem Datenschutz Hand in Hand.
Die Auswertung von Mitarbeiterbefragungen kann in verschiedenen Formaten erfolgen; hierzu zählen Rohdatensätze, Tabellen oder Berichte. Besonders wichtig ist dabei die Beachtung einer im Voraus festgelegten Auswertungsschwelle, insbesondere bei Gruppen mit einer begrenzten Anzahl von Beobachtungen, wie beispielsweise Frauen in der Marketingabteilung. Diese Schwelle sollte individuell in Absprache mit dem Kunden festgelegt werden, wobei Rogator eine Mindestgrenze von 5 Teilnehmenden empfiehlt. Falls eine Gruppe diese Schwelle unterschreitet, müssen die Daten mit anderen Gruppen zusammengefasst werden, um die erforderliche Teilnehmendenanzahl zu erreichen. Die Einhaltung dieser Schwelle liegt in der Verantwortung des Dienstleisters und dient der Gewährleistung der Anonymität der Mitarbeitenden. Neben der Auswertungsschwelle sollte auch die Differenzprüfung berücksichtigt werden, die beispielsweise durch den Vergleich von zwei Gruppen Rückschlüsse auf eine dritte ermöglicht.
Mitarbeiterbefragung Auswertung: Differenzprüfung als besonderer Fall der Anonymität
Das Prinzip der Differenzprüfung lässt sich am besten anhand eines Beispiels verdeutlichen.
Angenommen, ein Unternehmen besteht aus zwei Abteilungen, A und B mit folgenden Ergebnissen einer Mitarbeiterbefragung:
| Anzahl Teilnehmer | Mittelwert | |
| ges. Unternehmen | 11 | 3,5 |
| Abteilung A | 7 | 2,3 |
| Abteilung B | 4 | ? |
Bei einer Anonymitätsschwelle von 5 Teilnehmenden darf der Mittelwert für Abteilung B nicht veröffentlicht werden. Doch durch den Vergleich der Zahlen von Abteilung A und dem gesamten Unternehmen lässt sich der Mittelwert für Abteilung B durch gewiefte Leser berechnen: 5,6 (in diesem Beispiel: x = (11*3,5-7*2,3)/4). Die Anonymität dieser zu kleinen Gruppe ist somit nicht gewährleistet.
Um Anonymität in der Auswertung von Mitarbeiterbefragungen zu gewährleisten, sollte der Bericht für Abteilung A entweder nicht geliefert werden oder beide Abteilungen werden gemeinsam ausgewertet.
Diese Differenzprüfung, die bei Mitarbeiterbefragungen häufig auftritt, muss vom Dienstleister erkannt werden, insbesondere bei unterschiedlichen Auswertungsformen, um Anonymität für die Teilnehmenden zu gewährleisten.
Fazit zu anonymen Mitarbeiterbefragungen
Codegeschützte anonyme Befragungen sowie die Auswertung der Mitarbeiterbefragung bietet viele Tücken, durch die die Anonymität der Teilnehmenden verletzt werden kann. Insbesondere auf die Differenzprüfung ist hierbei achtzugeben. Ein gewiefter Leser kann sich dies sonst zunutze machen und auf zu kleine Gruppen rückschließen. Es liegt in der Verantwortung des Dienstleisters, dies zu verhindern und die Ergebnislieferung so anzupassen, dass jeder einzelne Mitarbeitende geschützt ist. Durch unsere langjährige Erfahrung im Bereich der Datenanalyse und durch bewährte Mechanismen und Verfahren, stellen wir bei der Rogator AG sicher, dass zu keinem Zeitpunkt Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeitenden möglich sind und der Datenschutz jederzeit gewährleistet ist.
Anonymität und Datentransfer bei Mitarbeiterbefragungen müssen also kein Widerspruch sein. Die Herausforderungen lassen sich meistern, indem man das Thema anonyme Mitarbeiterbefragungen großschreibt. Hierfür ist es ratsam, eine neutrale, externe Institution zu beauftragen, welche die genannten kritischen Aspekte im Blick hat und über langjährige Erfahrung verfügt – beispielsweise Rogator als „Treuhänderin“ Ihrer Daten. Auf diese Weise lässt sich der Datenschutz von der Einladung bis zur Auswertung und finalen Übermittlung der Resultate auch bei anonymen Mitarbeiterbefragungen gewährleisten.
Referenzprojekt zum Nachlesen
Erfahren Sie mehr zum Thema Anonymität in unserer Case Study ,,Anonymität bei Mitarbeiterfeedbacks“.
>> zur Case Study <<
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Verfasst von Philipp Scholz
Philipp Scholz, Teamleiter Consulting bei der Rogator AG, ist ein erfahrener Marktforscher in den Bereichen Customer Feedback und Employee Feedback sowie entsprechender Softwarelösungen. Durch zahlreiche erfolgreich abgeschlossene Projekte und langjährige Erfahrung hat er sich ein tiefgehendes Fachwissen angeeignet, das er gerne weitergibt.
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